.png)
إدارة الجداول التنفيذيةوالاجتماعات
الحفاظ على تنظيم جداول التنفيذيين وضمان التخطيط الفعّال للاجتماعات.
- إنشاء وإدارة الجداول الزمنية للتنفيذيين
- جدولة الاجتماعات وإعادة جدولتها وإلغاؤها
- تنسيق الاجتماعات بين الإدارات والمناطق الزمنية المختلفة
- منع تعارض المواعيد وتداخل الجداول
- حجز قاعات الاجتماعات وروابط الاجتماعات الافتراضية
- إرسال الدعوات والتذكيرات
- إعداد جداول الأعمال ومواد الاجتماعات
- تسجيل الاجتماعات وتفريغها وتلخيصها
- إعداد محاضر الاجتماعات، وبنود العمل، وتقارير الاجتماعات
- متابعة الحضور ونتائج الاجتماعات
المساعدة التنفيذيةوإدارة الاتصالات
تقديم دعم إداري متكامل للقيادات التنفيذية.
- إعداد ملخصات للاجتماعات التنفيذية، واجتماعات مجلس الإدارة، والعملاء، والمستثمرين، والسفر
- إعداد الملخصات التنفيذية وتقارير دعم اتخاذ القرار
- متابعة الأولويات التنفيذية والمواعيد النهائية والمبادرات الاستراتيجية
- تنسيق الموافقات والاتصالات التنفيذية
- إدارة جهات الاتصال التنفيذية والمستندات السرية
- إرسال الإعلانات والاتصالات الداخلية
- ترجمة ومراجعة المراسلات
- متابعة تسليم الرسائل وقياس أداء الاتصالات
إدارة البريد الإلكترونيوالمستندات
إدارة المراسلات والمستندات المؤسسية بكفاءة.
- قراءة وتصنيف وترتيب أولويات البريد الإلكتروني
- اكتشاف الرسائل العاجلة والبريد العشوائي ومحاولات التصيد الإلكتروني
- إعداد وجدولة وإرسال الردود البريدية
- تنظيم صناديق البريد ومتابعة بريد التنفيذيين
- إنشاء ملخصات وتحليلات للبريد الإلكتروني
- إنشاء المستندات وتحريرها ومراجعتها وتنسيقها
- إدارة مكتبات المستندات وسجل الإصدارات
- أرشفة المستندات واسترجاعها والبحث فيها وتصنيفها
- إنشاء القوالب ومتابعة الموافقات على المستندات
إدارة المهام وسير العملوالموافقات
تنسيق الأعمال بين الفرق مع ضمان تنفيذ جميع المهام في الوقت المناسب.
- إنشاء المهام وتوزيعها وترتيب أولوياتها
- متابعة التقدم، وأعباء العمل، والمهام المتأخرة
- إرسال التذكيرات وتصعيد حالات التأخير
- أتمتة المهام المتكررة وسير العمل
- إنشاء وإدارة مسارات الموافقات
- متابعة حالة الموافقات وسجلات التدقيق
- إعداد تقارير الإنتاجية وسير العمل
إدارة المكاتبوالعمليات الإدارية
دعم الأنشطة الإدارية اليومية داخل المؤسسة.
- تنسيق الأعمال الإدارية وعمليات المكاتب
- متابعة المستلزمات المكتبية والمخزون والمصروفات
- إنشاء طلبات الشراء
- التنسيق مع الموردين وخدمات الصيانة والمرافق
- تسجيل الزوار وإدارة أنشطة الاستقبال
- تنسيق عمليات التوصيل وخدمات البريد السريع
- إدارة الموارد المكتبية المشتركة
- إعداد تقارير الإدارة ومؤشرات الأداء التشغيلية
- اقتراح تحسينات للإجراءات الإدارية
دعمإدارة الأعمال
تقديم الدعم الإداري لمختلف وظائف المؤسسة.
- جدولة المقابلات الشخصية، وجلسات التهيئة، واجتماعات العملاء، ومكالمات المبيعات
- تنسيق اجتماعات الموارد البشرية والمالية
- متابعة طلبات الإجازات، وطلبات التعويض، واعتمادات الفواتير، وجداول المدفوعات
- تحديث سجلات إدارة علاقات العملاء (CRM) وتفاعلات العملاء
- تنظيم مستندات الموارد البشرية والمالية والعملاء
- إعداد تقارير إدارية للموارد البشرية والمالية والعملاء
إدارة المعرفة والامتثالوجهات الاتصال
تنظيم معلومات المؤسسة ودعم الحوكمة والامتثال.
- إدارة جهات الاتصال الخاصة بالمؤسسة، والموردين، والشركاء، والمستثمرين، والعملاء
- اكتشاف جهات الاتصال المكررة ودمجها
- تنظيم السياسات، وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، والأسئلة الشائعة، والمعرفة المؤسسية
- إعداد أدلة التهيئة والمواد التدريبية
- متابعة مواعيد الامتثال وإقرارات السياسات
- إدارة صلاحيات الوصول والمستندات السرية
- دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي
- إعداد تقارير الامتثال وإدارة المعرفة
السفر والفعالياتوموارد المكاتب
تنسيق السفر والفعاليات والموارد من خلال مساعد ذكي واحد.
- تخطيط رحلات العمل وبرامج السفر
- تنسيق حجوزات الطيران والفنادق ووسائل النقل
- تنظيم المؤتمرات وورش العمل والفعاليات الداخلية
- إدارة التسجيلات والحضور
- جمع ملاحظات المشاركين وإعداد التقارير
- إدارة قاعات الاجتماعات، ومساحات العمل، والأصول المكتبية، والمعدات المشتركة
- تنسيق أعمال الصيانة واستغلال الموارد
الذكاء الاصطناعيلتعزيز الإنتاجية
أتمتة الأعمال الإدارية المتكررة لرفع الكفاءة.
- جدولة الاجتماعات تلقائيًا ومعالجة تعارض المواعيد
- إعداد جداول الأعمال وملخصات الاجتماعات تلقائيًا
- إنشاء المهام تلقائيًا من الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني
- توزيع المهام وإرسال التذكيرات تلقائيًا
- تنظيم وأرشفة المستندات تلقائيًا
- إعداد تقارير الإنتاجية بشكل تلقائي
الذكاءالتنفيذي
تزويد القيادات التنفيذية برؤى تدعم التخطيط واتخاذ القرار.
- إنشاء لوحات معلومات تنفيذية وتقارير جاهزة لمجالس الإدارة
- التنبؤ بأعباء العمل والطلب على الاجتماعات
- قياس إنتاجية التنفيذيين وكفاءة الاجتماعات
- اقتراح فرص التفويض وتحسين العمليات
- إعداد الجداول التنفيذية وفق أولويات الأعمال
- ترتيب الاجتماعات حسب أهميتها الاستراتيجية
- الاحتفاظ بسجل كامل للقرارات والاجتماعات وبنود العمل
.png)
